Työn organisointi

Huolto- ja palveluliiketoiminta

Directo on myös hyvä työkalu huolto- ja palveluliiketoiminnan käyttöön. Directo soveltuu hyvin yrityksille, jotka asentavat ja ylläpitävät laitteita tai koneita. Tätä tarkoitusta varten Directoa käytetään esimerkiksi huolto- ja korjausyrityksissä. Palvelun / palvelun tärkeimmät vaihtoehdot ovat:
  • Töiden rekisteröinti, korjaukset tai huoltotarpeet
  • Töiden varaukset kalenteriin
  • Työmääräimet
  • Teoksen päätyttyä valmistajan on ilmoitettava ajan- ja materiaalikustannukset, jotka laskutetaan asiakkaalle tai jotka katetaan työtakuun
  • Laitteiden säännöllinen ylläpito ja työn seuranta
  • Tiettyyn laitteeseen tai koneeseen tehtyjen töiden, materiaalien ja varaosien historia
  • Muistutusten lähettäminen asiakkaalle tekstiviestillä

Liitetiedostot

Liitetiedostoja voidaan lisätä kaiken tyyppisiin Directo-asiakirjoihin. Sähköpostikanavan kautta tuodut Pdf-asiakirjat ovat sellaisenaan suoraan selailtavissa Directossa.
  • Liitteet on linkitetty tiettyyn Directo-asiakirjaan, joten ne ovat helposti löydettävissä
  • Liitteet näkyvät näytössä esikatseluna asiakirjan vieressä tai alapuolella, mikä tekee tietojen syöttämisestä tai tarkistamisesta kätevään
  • Liitteet tallennetaan turvallisesti Directoon ja ovat varmuuskopioinnin piirissä
  • Liitteet voidaan myös lähettää Directoon joko sähköpostitse tai Outlookista
  • Kun liitetiedostot ovat erittäin suuria, voit tallentaa liitetiedostoja Google Driveen ja selailla niitä Directossa

Kalenteri

Kalenterinäkymä tarjoaa hyvän yleiskuvan tehtävistä ja auttaa sinua suunnittelemaan toimintaasi. Palvelu- ja huoltoyritykset käyttävät yleisesti kalenterivaihtoehtoja. Kalenterin pääpiirteet
  • Hyvä yleiskuva työntekijöiden ajoitetusta tehtävistä
  • Yleiskatsaus tilojen tai laitteiden suunnitellusta käytöstä ja vapaa-ajasta
  • Suunniteltua työtä koskevat tiedot ovat jo kalenterinäkymässä
  • Kalenteritapahtumia voidaan helposti siirtää toiseen aikaan tai työhön
  • Synkronointi Google kalenteriin

Asiakirjahallinta

Directon dokumenttien hallinta on integroitu liiketoiminnan ohjelmistoominaisuuksiin, mikä tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden luoda täydellinen järjestelmä asiakirjojen hallintaan ja käyttöön. Dokumenttienhallinnan on hyvä työkalu yrityksen, jolla on suuri määrä asiakirjoja, niiden on oltava turvallisesti saatavilla ihmisille eri paikoissa, ja halutaan tallentaa koko yrityksen on systematisoida dokumentaation yhdessä paikassa. Dokumentinhallinnan keskeiset ominaisuudet ovat:
  • Asiakirjat sijaitsevat asiakirjojen hallintakansio-puussa. Kansion rakenne mahdollistaa oikeuksien jakamisen joustavasti – esimerkiksi poistamalla asiakirjat tietyille käyttäjille / ryhmille tai asettamalla vain lukuoikeudet.
  • MS Officen integroinnin ansiosta asiakirjojen lataaminen napin painalluksella tekee päivittäisestä toiminnasta kätevän ja nopean.
    • Asiakirjat lähetetään Directon ja tallentaa Word, Excel ja Outlook, sekä Windows Explorerin, Outlook voi Directon valikoivasti lähettää joko kokonaan tai viesti lähetetään valitut liitteet
    • Voit valita asiakirjat helposti Directosten lähettämiseksi sähköpostin liitetiedostona
  • Asiakirjan parametrien (luoja, päivämäärä, tyyppi, avainsanat jne.) Etsimisen lisäksi Directo Document Management mahdollistaa myös avainsananhaun löytämisen asiakirjan sisällöstä. Näin on myös silloin, kun ladattu asiakirja on pdf-muodossa, koska palvelin tekee tekstivastauksen tällaisiin asiakirjoihin.
  • Oikeudet kansioihin voidaan asettaa joko käyttäjälle tai ryhmälle ja oikeudet tarkastella, muokata ja poistaa voidaan asettaa. Tarvittaessa voit määrittää asiakirjan oikeudet ja lisäksi voit lisätä toisen aikajakson viimeiseen.
  • Jokaisesta asiakirjasta voi olla rajoittamaton määrä versioita, joten asiakirjan luomisen historia on edelleen. Uusin versio on aina ensisijainen (luominen uusi versio tulee kestämään ”lukita” eikä sitä voi muuttaa), mutta esimerkiksi, on myös mahdollista hakea vanhempia versioita, se on myös mahdollista lukea uusimmat auki.
  • TWAIN-skannauslaitteella on mahdollista skannata asiakirja suoraan asiakirjanhallintaan, jossa on mahdollista muokata. Skannerista riippuen on mahdollista skannata suuria asiakirjoja jatkuvasti arkinsyöttölaitteella ja myös kaksipuolisella tavalla.
  • Jos käyttäjä poistaa tiedoston, dokumenttien hallinnan, sinun on ensin siirtyä ”roskakoriin”, jossa se säilyy vielä kuukaudella, joten se ei menetä lisää poistaminen vahingossa tiedoston, mutta sitä voidaan käyttää palauttamaan itselleen. Koska tiedostot ovat palvelimella, ei ole mitään huolta tietojen menettämisestä. Tiedostot varmuuskopioidaan joka ilta, aivan kuten kaikkien muiden Directojen kanssa.