Directo – ”Riittävän suuri toimittamaan, mutta riittävän pieni välittämään”: Kuinka HRX hyötyi yhden kansainvälisen ERP-ratkaisun käyttöönotosta kuudessa maassa

HRX on perheomisteinen kansainvälinen logistiikkayritys, jolla on toimipisteet Suomessa, Ruotsissa, Virossa, Latviassa, Liettuassa ja Puolassa. HRX palvelee vuosittain yli 5 000 asiakasta ja toimittaa yli 400 000 lähetystä ympäri Eurooppaa. Kasvunsa tukemiseksi ja konserninlaajuisten liiketoimintaprosessien tehostamiseksi HR-Group Oy otti vuonna 2017 käyttöön Directo ERP -ratkaisun. Päätös asetti kansainvälisen toiminnan tehokkuudelle ja läpinäkyvyydelle uudet standardit.

”Directo ERP:n käyttöönotto on tukenut erinomaisesti kasvusuunnitelmiamme. Vuodesta 2017 liikevaihtomme ja työtekijämäärämme ovat kaksinkertaistuneet. Tällä hetkellä liikevaihtomme on 40 miljoona euroa, ja HRX työllistää yli 350 henkilöä. Yhden älykkään liiketoimintaohjelmiston käyttöönotto koko konsernissa on epäilemättä ollut ratkaisevassa roolissa tässä menestystarinassa”, kertoo HR-Group Oy:n toimitusjohtaja Jussi Akela.

Haasteet ja tavoitteet

Kansainvälinen logistiikka vaatii saumattomia rajat ylittäviä liiketoimintaprosesseja. HRX löysi Directosta ihanteellisen kumppanin toimintojensa optimointiin kuudessa eri maassa. Directon läsnäolo Suomessa, Ruotsissa, Baltiassa ja Puolassa, jossa Directo avasi viimeisimmän toimistonsa vuonna 2024, mahdollisti HRX:n toimintojen digitalisoinnin ja automatisoinnin kaikissa maissa.

Ennen Directoa HRX:n tytäryhtiöt eri maissa käyttivät erilaisia ​​kirjanpito- ja toiminnanohjausjärjestelmiä, mikä johti epäjohdonmukaisiin käytäntöihin. Tämä vaikeutti konserninlaajuista prosessien standardointia ja läpinäkyvyyttä. Vuosina 2016–2017 HR-groupin talousjohtaja ja hallituksen jäsen Lauri Lehtoviita johti taloushallinnon prosessien digitalisointia ja yhtenäistämistä kaikissa maissa. Päätettiin ottaa käyttöön yhteinen ERP-järjestelmä kaikkiin maihin. Järjestelmälle asetettiin seuraavat keskeiset tavoitteet:

• Avoimuus konsernin kirjanpitoprosesseissa
• Standardoidut työnkulut ja parhaat käytännöt
• Prosessiautomaatio
• ERP-järjestelmän saumaton integrointi kaikkiin muihin konsernissa käytettyihin ohjelmistoihin

Directon valinta: Miten se erottui?

Oikean ratkaisun löytäminen oli haastavaa, mutta Directo nousi nopeasti parhaaksi vaihtoehdoksi. ”Valitsimme Directon, koska se oli riittävän suuri toimittamaan, mutta riittävän pieni välittämään”, Lehtoviita selittää.

Directon maantieteellinen läsnäolo Suomessa, Ruotsissa, Baltiassa ja myöhemmin Puolassa oli ratkaisevassa roolissa. ”Koska Directon edustus löytyi kaikista toimintamaissamme – ja nyt myös Puolasta – uskoimme, että tarpeitamme kuullaan ja niihin vastataan. Directo piti alusta asti kiinni antamistaan lupauksista, ja tämä luotettavuus jatkuu edelleen, Lehtoviita sanoo. ”Lisäksi Directo oli kilpailijoihin verrattuna kustannustehokkaampi.”

Directo on aina mukautettu paikallisiin vaatimuksiin. Puolassa, jossa monimutkaiset säädökset olivat aluksi haasteita, Directo sitoutui löytämään ratkaisut ja onnistui. Vastaavasti Ruotsissa Directo räätälöi ohjelmistonsa vastaamaan paikallisia tarpeita. ”Puolalaiset kollegamme uskoivat aluksi, että mikään ulkomainen kirjanpito-ohjelmisto ei pystyisi käsittelemään Puolan määräyksiä. Directo ei vain luvannut ratkaista näitä ongelmia, vaan myös toimitti”, Lehtoviita korostaa.

Toteutus: Askel askeleelta kohti kansainvälistä menestystä

Käyttöönotto alkoi HRX:n Liettuan toimipisteestä, jota seurasi asteittainen käyttöönotto muissa maissa. ”Ohjelmiston käyttöönotto vaiheittain, maa kerrallaan, oli erittäin fiksu päätös. Jokaisen maan kokemus auttoi meitä suunnittelemaan ja toteuttamaan seuraavat vaiheet entistä paremmin”, Lehtoviita muistelee. ”Koko konsernin ohjelmistosiirtymä kesti noin 6–9 kuukautta, eikä meillä ollut merkittäviä ongelmia. Jälkeenpäin katsottuna prosessi oli erittäin sujuva.

Tulokset: Avoimuus ja tehokkuus

Directon avulla HRX saavutti tavoitteensa:

• Laskun luonti ja käsittely on automatisoitu tehtyjen sääntöjen mukaan.
• Tieto kulkee saumattomasti yrityksen eri järjestelmien välillä.
• Yhtenäiset konserninlaajuiset standardit ja parhaat käytännöt ovat käytössä.

”Yksinkertainen esimerkki: meillä on konserninlaajuinen sääntö, että kaikki laskut on hyväksyttävä kahden henkilön toimesta, ja tämä oli helppo toteuttaa Directolla. Yhden ohjelmistoratkaisun käyttö tekee myös päivitysten ja muutosten toteuttamisesta koko ryhmässä erittäin kätevää. Työntekijöiden kouluttamisesta ja uusien käytäntöjen jalkauttamisesta on tullut suoraviivaista ja tehokasta, Lehtoviita sanoo.

Lehtoviita kehuu myös Directon vahvuuksia läpinäkyvyydessä, hallinnassa, raportoinnissa. Raportoinnin lähes rajattomat analytiikkaominaisuudet ilahduttavat häntä erityisesti. ”Directon avulla voimme luoda raportteja käytännössä mistä tahansa, mitä voimme kuvitella. Ylin johto ja omistajat pääsevät milloin tahansa selkeään ja yksityiskohtaiseen yleiskatsaukseen koko konsernin toiminnasta”, hän selittää. ”Aiempiin käytäntöihimme verrattuna olemme valovuosia edellä. Aikaisemmin minun piti soittaa puheluita ja lähettää sähköposteja pyytääkseni asiakirjoja. Nyt vain avaan Directon, ja kaikki tarvitsemani on edessäni.”

Johtopäätös

HRX:n menestystarina osoittaa, että yhtenäinen, kansainvälinen ERP-ratkaisu on avain kannattavaan liiketoiminnan kasvuun. Directon maantieteellinen kattavuus, joustavuus ja henkilökohtainen käyttäjätuki ovat auttaneet HRX:ää optimoimaan toimintansa kaikissa kuudessa maassa ja varmistamaan liiketoiminnan paremman hallinnan ja kannattavuuden. ”Tarpeeksi iso toimittaakseen, mutta tarpeeksi pieni välittääkseen” ei ole vain iskulause – se on filosofia, jota HRX:n johtajat aidosti arvostavat. Tämä yhteistyö on enemmän kuin ohjelmistovalinta; se on todellinen kumppanuus.

Palautetta Directo käyttäjiltä eri maiden HRX toimipisteistä